毎日幾度となく交わされる口頭でのコミュニケーション。上司への報告、他部署への連絡、取引先との交渉。自分の中では明確なのに、相手に伝えると誤って理解される。説明したはずなのに期待したような協力をもらえない。もっとスムーズに話が伝われば仕事も早く進むのにな、と思ったことはありませんか？こんな時は自分の話し方にちょっと工夫を加えるだけで劇的に伝達力が変わります。
１）聞き手の準備を整える
案件が複数ある場合には、これから話す案件は何点あるのかまず伝えましょう。そのあと何について話すのかタイトルだけを伝えます。そしてそれぞれの案件について聞き手への期待（なぜ今これをその人に話すのか）を明確にします。例えば情報共有なのか、相談なのか、承認依頼なのか、といったことです。こうすることで聞き手側の聞く準備を整えてあげることができます。
２）聞き手の理解をサポートする
その後ようやく各案件の詳細に入ります。要点を絞り時系列に沿って話すことを心がけましょう。また聞き手がどの位そのテーマについて知識があるかによって、噛み砕いて説明したり、大枠だけに収めたりの調整をします。複雑な話の場合は合間合間に聞き手が理解できているか確認するようにします。必要であれば紙やホワイトボードを使ってビジュアル化するのも効果的です。最後にもう一度聞き手への期待を繰り返して締めます。
３）日常報告で練習してみる
まずは普段の業務報告など日常業務から自分の話し方を改善するよう気をつけてみましょう。例えば週次の１−１(one to one)やチームミーティングは短い報告を簡潔にわかりやすく伝えるいい練習になります。早速明日から試してみましょう！
最後に
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