リモートワーク下で激増したと言われる会議の頻度。効率的に開催し会議のアウトプットを最大化する方法とは何でしょうか？
１）会議開催に必須の３要素
会議を開催する時に注意したいのは、
・目的がはっきりしているか、
・その目的に必要な人が招待されているか、
・会議までに準備しておいて欲しいことは出席者に伝わっているか、
の3点です。この３点が明確になっていないと何の成果も進展ももたらされず会議の時間が無駄になってしまいます。会議開催通知には必ず目的と期待する成果、事前に準備して欲しいことを明記し、適切なメンバーが招待されているかチェックしましょう。
２）大きな会議を効率よく仕切るには
会議が大人数の場合は、最初に１）議題と時間配分 ２）役割分担を明確にします。決まった時間の中で会議の目的を達成するためには、出席者全員の共通認識と協力が必要です。どの議題に何分使えるかを予め提示し、それに沿って参加してもらえるよう依頼します。次に進行役（司会）、タイムキーパー、書記の役を割り当てます。
進行役は通常会議開催者です。議論が目的からずれないように誘導します。タイムキーパーは各項目の時間が迫ってきたら1分ほど前に合図するようにします。大切なのは時間内に結論が出るように全員が協力し合うことですが、出なかった場合は日を改めて再度会議設定するなどして今日の会議を延長させないことです。時間延長は自分だけでなく全ての人の予定を狂わせます。
３）議事録は鮮度よく
議事録はできるだけ早く参加者に共有すること。会議中にパソコンでノートを取り、会議直後に共有するくらいがベストです。気負って丁寧でよくまとまったものを作ろうとすると、ついつい完成が遅くなり何日も経ってしまうことがあります。これでは自分も参加者も記憶が遠のき、合意事項が曖昧になって誤解が生じることもあります。
そもそも「議事録を書かねば」というストレスがその間続くことになり精神的にもよくありません。議事録は待たせるほど皆に期待させます。逆に早ければ早いほど完成度が低くても文句を言われません。足りないところは誰かが指摘してくれます。議事録はその日に出す、というのを常識にしましょう。
最後に
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