人によってはメールの送受信が1日の仕事の大半を占めることもあるのではないでしょうか。メールでのコミュニケーションが効率的になれば生産性に差がつきます。今日から簡単に実践できるメール術10選です。
1)「件名」で要件を明確にする。
件名は受信者が最初に目にする部分です。件名はメールの内容を端的に表現していること。噛み合っていないと受信者を混乱させ誤解を生むこともあります。
2)目的から書き始める。
短時間で要点を伝え、素早い回答が欲しいメールは、結論または聞きたいことから書き始めます。何を期待しているのか最初に伝えれば、受信者の読む速度や理解も早まります。
3)本文は簡潔を心がける。
いかに少ない文字数で正確に伝えるかを目指して下さい。ただし短すぎて意図が伝わらないようでは困ります。
4)箇条書きを活用する。
質問事項や、理由の説明などは箇条書きにすると読みやすくなります。
5)正しい日本語を使う。
短い文章で密度濃く伝えるには「てにをは」が正しいか、時系列が乱れていないか、漢字に誤りがないか、日本語の正しさが肝心。細かい間違いは意外に気になり読み手の集中力を削ぎます。
6)長文メールは避ける。
メールが長文になる場合は電話や打ち合わせの方が効率的ではないか一考しましょう。また、3回やりとりして結論が出ない場合はメールでの交信をやめて電話またはミーティングに切り替えましょう。
7)返事は即行。
数分あれば返事が返せる内容なら即刻返信します。なるべく仕事を自分の側に溜め込まないことが効率化の秘訣です。
8)テンプレ機能を使う。
頻繁に同じような案件のメールを書くのであればメールのテンプレート機能を使えば時短できます。また英文メールの場合自動スペルチェックもおすすめです。
9)分類フォルダーは細かくしない。
件名や差出人を覚えていれば検索機能で探し出せます。分類するだけ時間の無駄です。極端な例では「既読」「未読(受信箱)」の二つで済ます強者もいます。
10)朝一番で受信箱を開いてはいけない。
メールの回答は決めた時間内で行います。朝一番、1日の計画を立てる前にメールを読み始めるとついつい回答に没頭してしまい、予定していた課題が後回しになりかねません。超緊急であれば電話かチャットが入るので大丈夫です。
最後に
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