正しい優先順位を付けるには？優先順位付けに重要な４つの分類方法とともにポイントを解説。

働ける時間は限られているのに今やるべきことが多すぎる。優先順位をつけようにも、自分から見るとどれも重要な気がする。そんな時正しい順位付けができる方法をお話ししましょう。

１）案件を棚卸し、分類する

まず今託されている業務、やらねばならない案件を全て箇条書きで書き出します。別の紙に４つのマス目を描き、箇条書きした案件を緊急度と重要度で分類分けします。

（1）緊急かつ重要なもの

（2）緊急だが重要度は低いもの

（3）緊急ではないが重要なもの

（4）緊急ではなく重要度も低いもの

重要度の程度は、その仕事の拡大度（やらないことで被害が拡大する範囲が広いこと）、影響度（どの程度のステークホルダーが巻き込まれているか）、損失度（やらないことでどの程度のコスト・社会的信頼の損失を被るか）を目安に判断します。

緊急度の判断は、合意した締切日や、早めに行った方が問題の拡大が防げるものなどを基準に決めます。

２）分類によって順位をつける

この分類ができれば順番付が容易です。（１）は最も初めに行う案件で、（４）が最後であることは言うまでもないでしょう。（２）と（３）はそこに分類された案件の難易度、予想生産時間によってどちらを優先すべきか判断します。通常は（２）が緊急なので先に着手すべきですが、（２）の案件が時間がかかりそうなのに対し（３）は短時間で完成しそうであれば順位は変えてもいいでしょう。また（２）の中でも交渉によっては締切を先延ばしできそうであれば関係者に合意をとって緊急度を下げてもらうことも一つの対策です。

自分ではどうしても判断が付きかねない時、どう考えても（１）か（２）ばかりになってしまうと言う時は上司に相談し、客観的な判断を仰ぎましょう。

自分の労働時間は限られています。正しい優先順位付を行ってワーク・ライフバランスのとれた働き方を心掛けましょう。