あなたは時間を自分のコントロール下に置いていますか？
時間を有効に使って効率的に仕事を進めるには「スケジュール管理」基本のキ。
ですがデキる人のスケジュールの立て方ってどうなっているの？と迷う人に送るスケジュール管理の極意。
１）週単位スケジュールは要の管理
毎週月曜日の朝一番に今週の計画を立てる時間を確保しましょう。この時間は電話や打ち合わせなどが入らないようにブロックし、集中できる環境を整えます。このために月曜日はいつもより少し早く仕事を始めるのもいいでしょう。
まず会議スケジュールを見ます。会議案内に出欠回答します。重複しているものは別の時間を調整できないかチェックします。目的が曖昧な会議は主催者に問い合わせして事前準備がいるかどうか確認します。出張や外出が入っていればその前後の移動時間もブロックします。
次に今週取り掛からないといけないプロジェクトなどがあれば、自分のスケジュールの中に組み込んでおきます。そうすることで急な会議が入り込んで準備が遅れるのを防ぐことができます。
１週間の仕事量が把握できると、今週は余裕があるのか無理があるのか感覚が掴めます。余裕がある時は後回しにしていた課題を予定に組んだり、無理がある場合は優先順位をつけて何かを来週以降に持ち越したり工夫をします。できれば来週のスケジュールも軽く押さえておくと良いでしょう。中には準備や根回しに時間が必要なものがあるかもしれません。
２）日単位スケジュールの押さえ方
週の予定が決まったら日々の予定を立てます。朝一番に10分ほどで1日のスケジュールをチェックします。出席予定の会議があれば、事前準備はできているか再確認しておきます。ルーティーン業務や、今日取り組む課題をリストアップし、やり残しがないようにします。急な業務でやり切れなかった課題があれば明日に持ち越します。
３）実行は「前半が勝負」
レベルアップのコツは、週の予定も1日の予定もできるだけ「前半」で終われるように心がけることです。今日やらなければいけないことは午前中、今週やらなければいけないことは週の前半が勝負です。大切なこと、重い課題を早めに仕上げることで心に余裕ができ、完成度を上げたり予定を前倒しすることができるようになります。仕事に追われるのではなく、仕事を追うように自分を仕向けましょう。
最後に
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